Gestión de cuentas por cobrar para bufetes de abogados

En la mayoría de las firmas pequeñas, la cuenta por cobrar es la métrica que nadie mira hasta que es tarde. El equipo factura, los pagos entran cuando entran, alguien hace una conciliación rápida en una hoja de cálculo, y al cierre del trimestre el socio descubre que tres clientes acumulan saldos vencidos de meses.

Lexadesk reemplaza esa rutina con un dashboard que se actualiza solo: cada factura emitida y cada pago aplicado mueven la cartera en tiempo real. La pregunta “¿quién me debe?” deja de necesitar 20 minutos en Excel.

El dashboard de cartera

Al abrir Lexadesk, lo primero que ves es el estado actual de tu cartera, segmentado por antigüedad:

• 0-30 días. Lo que está dentro del plazo de pago acordado.
• 31-60 días. Lo que está vencido pero todavía es razonable cobrar sin fricción.
• 61-90 días. El umbral de “ya hay que escribir un correo serio”.
• +90 días. Cuentas que requieren decisión: gestión, descuento por pronto pago o, en el peor caso, provisión para incobrabilidad.

Cada bucket es un número. Cada número se desglosa en clientes, y cada cliente en facturas. Tres clics para llegar de la métrica agregada a la factura específica.

Aplicación de pagos sin reconstrucciones

Cuando entra un pago al banco, lo registras contra una factura — total o parcial — y la cartera se mueve sola:

• Pagos totales. La factura pasa a estado pagado.
• Pagos parciales. El saldo pendiente se actualiza, la antigüedad sigue corriendo sobre el saldo, no sobre el monto original.
• Aplicación de notas de crédito. Si una factura recibe una nota de crédito, se aplica directamente, sin tener que rehacer registros.
• Aplicación de anticipos. Si el cliente había dejado un anticipo, se aplica a la factura correspondiente con un par de clics.

Cada movimiento queda asentado contra el cliente y el asunto correcto. La conciliación bancaria al fin de mes deja de ser una sesión de detective.

El perfil del cliente

Cada cliente tiene una vista unificada que muestra:

• Facturas emitidas, pagadas y pendientes.
• Pagos aplicados, totales y parciales.
• Anticipos en su cuenta y notas de crédito disponibles.
• Antigüedad de la deuda actual.
• Histórico de pago: en promedio paga a los X días.

Cuando llega un cliente nuevo a una negociación de retainer, mirar este perfil te dice más que cualquier referencia.

Tres reportes que importan

• WIP, ingresos y cobros. Tres números, tres filas, una pregunta clara: ¿estoy convirtiendo trabajo en factura, y factura en dinero?
• Cartera por antigüedad y por cliente. Quién está donde, ahora.
• Cobros por período. Qué entró, contra qué facturas, en qué fecha.

Más sobre el flujo de facturación · Más sobre el portal del cliente

Cinco patrones que el control de cartera bien hecho rompe

1. El cliente que siempre paga después. Lo identificas en datos, no por intuición. La negociación del próximo retainer se vuelve más informada.
2. La factura olvidada. Una factura emitida hace 90 días que nadie revisó porque nadie la tenía en pantalla. El dashboard la muestra primera, todos los días.
3. El anticipo que se queda en la cuenta. Anticipos que el cliente dejó hace meses y que nadie aplicó a una factura. La vista de cliente los muestra activos.
4. La conciliación bancaria de tres horas. Al aplicar pagos al momento de recibirlos, la conciliación de fin de mes son 20 minutos.
5. La provisión por incobrabilidad sin criterio. El bucket de +90 días te da la base objetiva para decidir qué hacer con cada cuenta vencida.

Pruébalo

Carga tu cartera actual, registra los pagos del último mes, y mira el dashboard. La primera vez que ves los buckets de antigüedad bien armados, el correo a los clientes vencidos se escribe en una tarde, no en una semana.